A nota fiscal (NF) é um documento essencial para o registro de transações de compra e venda, seja em ambientes físicos ou virtuais, e é obrigatória para todas as empresas. Além disso, é necessário para outras operações, como devoluções, transferências, operações interestaduais, simples remessas e entrada de mercadorias.

Anteriormente, apenas a versão impressa da NF era utilizada no Brasil, mas desde 2006, houve uma substituição gradual pelo modelo eletrônico, que é mais eficiente e seguro. É importante mencionar que ainda existem empresas que utilizam a NF impressa e o cupom fiscal, que é emitido por uma impressora especial.

A NF é crucial para proteger o consumidor em casos de troca e reclamações de produtos, além de servir como comprovante de cálculo da movimentação financeira para a Receita Federal. Ao emitir a nota fiscal e pagar os tributos em dia, é possível evitar multas e garantir a confiabilidade entre clientes e fornecedores. Dessa forma, a nota fiscal é um documento imprescindível para a gestão empresarial e para a manutenção de uma relação comercial justa e transparente.

Quais são os benefícios?

No processo de emissão e gestão das informações fiscais, sempre há mudanças significativas, o qual trás grandes benefícios para os contribuintes, para a sociedade e para as administrações tributárias:

Benefícios para o Contribuinte Vendedor (Emissor da NF-e):

– Redução de custos de impressão;
– Redução de custos de aquisição de papel;
– Redução de custos de envio do documento fiscal;
– Redução de custos de guardar os documentos fiscais;
– Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF;
– Redução de tempo nas paradas de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira; entre outros.

Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e):

– Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
– Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e;
– Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais; entre outros.

Benefícios para a Sociedade

– Redução do consumo de papel, com impacto em termos ecológicos;
– Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
– Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
– Surgimento de oportunidades de negócios e empregos ligados a Nota Fiscal Eletrônica; entre outros.

Benefícios para as Administrações Tributárias:

– Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
– Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
– Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
– Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação; entre outros.

Quais Tipos de Notas existem?

Ao longo dos anos, diversos tipos de notas fiscais foram criadas, à medida que foram surgindo novas necessidades. Atualmente existem 13 tipos de NF-e, que são:

• NF-e: É a versão digital do modelo tradicional para produtos ou mercadorias, emitida e armazenada eletronicamente. Registra a venda de produtos físicos. E só é válida com Certificado Digital, também deve ser utilizada sempre em casos de circulação de mercadorias.
  
• Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e): Documento fiscal digital necessário para confirmação de prestação de serviço de uma instituição para outra ou para pessoa física. Sua emissão, na maioria das vezes, engloba pequenas e médias empresas.

• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e): é uma alternativa eletrônica aos cupons fiscais emitidos por ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Ligada ao varejo e ao comércio, são emitidas por açougues, farmácias, supermercados, entre outros.

• Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e):  é um documento de existência apenas digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida do Fisco.

• Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e):  foi desenvolvido para suprir a legislação fiscal que determina as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) no Ceará, em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

• Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e): Destinado aos serviços de transporte de carga entre estados ou municípios. Sua tributação é feita pelo ICMS.

• Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e): Utilizado por empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e. Também pode ser usado por companhias que remetem mercadorias em transportes com mais de uma NF-e.

• Nota Fiscal Avulsa (NFA-e): usada por não contribuintes do ICMS, que não são obrigados a emitir NF-e, como Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas.

• Nota Fiscal Complementar: Emitida para corrigir valores tributários errados e deve ser somada à nota original para validar a operação fiscal.

• Nota Fiscal Denegada: Significa que a Sefaz identificou irregularidades do emissor ou do destinatário da NF-e e ela não pode ser faturada. Não há como corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização. A nota precisa ser registrada como denegada e armazenada por 5 anos, prazo estabelecido pela Lei.

• Nota Fiscal Rejeitada: Diferentemente da denegada, a NF-e é rejeitada por erro de dados e pode ser corrigida e submetida novamente.

• Nota Fiscal de Exportação: Oficializa perante a Fazenda a saída das mercadorias para fins de exportação.

• Nota Fiscal de Remessa: Emitida quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos. Na indústria de maneira geral, alguma hora o produto precisa circular para fora da fábrica ou da loja, ainda que não tenha sido vendido de fato.

Quanto mais conhecimento e informações adquirir nos tipos de notas, melhor será para o seu negócio!