Antes de tudo, é necessário compreender o que é e como funciona o fluxo de caixa para entender como pode ajudar a empresa. O fluxo de caixa é uma ferramenta básica de controle e planejamento financeiro. Com essa ferramenta, é possível verificar e planejar o saldo disponível para garantir que haja capital de giro na empresa. Isso permite que os recursos sejam aplicados ou que cubram gastos eventuais quando necessário. Sem o fluxo de caixa, o empresário pode ter uma visão distorcida da situação financeira da empresa, pois fatos como o vencimento de contratos ou picos de vendas podem criar a falsa impressão de que há dinheiro sobrando. Em resumo, o fluxo de caixa consiste em registrar as entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa, e com o preenchimento correto dos dados, pode-se ter uma visão mais detalhada e precisa sobre o movimento financeiro da empresa.

Para obter informações corretas geradas pelo fluxo de caixa, é preciso lançar todas as entradas e saídas financeiras da empresa. Isso inclui todos os recebimentos, como vendas à vista e a prazo, recebimento de duplicatas, entre outros, e todos os pagamentos, como compras à vista e a prazo, pagamento de duplicatas, pagamento de despesas, entre outros. Também é necessário registrar os valores previstos, como o último pagamento e recebimento conhecido ou o máximo possível, de acordo com a movimentação da empresa.

No início do preenchimento do fluxo de caixa, pode haver dificuldades para elaborar o controle. Porém, em pouco tempo, você perceberá a grande ajuda e importância de tomar decisões com uma boa base de dados de entrada e saída de recursos. Existem planilhas eletrônicas e programas de computação próprios para o controle de fluxo de caixa, que agilizam o controle e as respostas. Mas o controle também pode ser feito manualmente, utilizando uma agenda ou caderno próprio. Embora seja mais trabalhoso, também gera bons resultados. A estrutura do fluxo de caixa dependerá da natureza da sua empresa ou das necessidades dos gestores. Portanto, o fechamento final do fluxo de caixa será o saldo correspondente entre os recebimentos e os gastos em um determinado período, que pode ser diário, semanal ou mensal, de acordo com a necessidade da empresa.

Quando se elabora um fluxo de caixa, é possível ter uma visão do presente e do futuro financeiro da empresa, tornando-se uma excelente ferramenta para a avaliação da disponibilidade de caixa e liquidez da empresa. Um exemplo de uso do fluxo de caixa é fazer uma avaliação de uma campanha de vendas. Analisando todos os dados de recebimento e dos gastos, é possível ver com eficiência o verdadeiro lucro ou prejuízo. Com uma ferramenta tão importante e eficiente, pode-se tomar decisões importantes na empresa com mais tranquilidade, como planejamento de investimentos ou mesmo a redução de custos, a necessidade de tomada de empréstimos, negociação de prazos com fornecedores, promoções para desencalhar estoques, entre outras ações.
Como preencher o fluxo de caixa?

Ao iniciar o registro dos lançamentos no fluxo de caixa, é recomendado seguir a seguinte ordem:

1. Contas a pagar e a receber: registre os compromissos já assumidos e os valores a receber, que já são conhecidos ou então facilmente calculados.
2. Estimativa de contas a pagar: mesmo que você ainda não saiba o valor exato, não deixe de registrar a previsão de contas que deverão ser pagas, tais como: energia, água, folha de pagamento, impostos, entre outras. Procure conhecer as datas corretas dos lançamentos futuros e os possíveis reajustes desses valores.
3. Vendas à vista: se houver vendas à vista, utilize como base a média das vendas realizadas normalmente. Identifique os meses em que o movimento é, em média, mais forte ou mais fraco. Procure ser sempre mais conservador em suas estimativas.
4. Recebimentos: considere as vendas à vista e a prazo, duplicatas, cartões, rendimentos de aplicações e outros tipos de recebimento.
5. Pagamentos: registre as despesas bancárias, pagamentos a fornecedores, folha de pagamento de funcionários, telefonia, internet, água, energia, aluguéis, serviços de terceiros, impostos, custo com equipamentos e manutenções, entre outros.

Facilidade no dia a dia

Como demonstrado, o uso do fluxo de caixa traz várias possibilidades para facilitar o controle financeiro da empresa e o planejamento estratégico. O fluxo de caixa não se limita apenas a controlar recebimentos e pagamentos, ele é uma ferramenta essencial para análise financeira.

Ele fornece dados para correção dos rumos de estratégias de venda, mostra pontos onde os gastos são excessivos e até mesmo desnecessários dentro da empresa. Aponta pontos onde são necessários investimentos e onde é gerado maior lucro. E quando o saldo é negativo, é mais fácil verificar as causas que podem ser atrasos nos recebimentos, queda nas vendas, alta taxa de inadimplência, entre outros. E fica bem mais fácil identificar a causa através do fluxo de caixa.

A Alvotec sistemas fornece um sistema completo para controle do seu caixa, contando com estoque, financeiro e vendas. Trata-se de um sistema Web, que pode ser acessado de qualquer lugar, inclusive pelo celular.